Тайм-менеджмент: как все успевать?

Ежедневно мы имеем большое количество задач, которые необходимо выполнять: домашние дела, работа, личное развитие и многое другое. Часто под большим давлением дел мы тратим время на действительно неважные дела, становимся де-мотивированными, постоянно кажется, что ничего не успеваем. Тайм-менеджмент — это перечень навыков, которые позволяют нам правильно использовать собственное время и все успевать.

Эти знания будут полезными не только на работе или во время прохождения собеседования, но и для решения повседневных задач. С помощью простых правил вы можете правильно организовать свой день. Это позволит больше успевать, видеть реальный прогресс в тех делах, которые растянуты во времени и значительно уменьшить физическую и психологическую нагрузку на себя.

Как все успевать? Разбираем тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент позволяет правильно организовать свой день. В результате вы будете иметь время на здоровый сон, досуг с родными и близкими, все успевать и сохранять свои нервы от постоянных стрессов.

Правильное использование своего времени никак не связано с рядом мифов, например, расписать свой день по минутам. Планирование ставит целью умение правильно расставлять приоритеты и достигать поставленной цели.

Если вы будете пытаться загонять себя во временные рамки, скорее всего вы получите в результате раздражение, хроническую усталость и полную потерю мотивации. Именно поэтому стоит искать такие инструменты тайм-менеджмента, которые подходят именно вам и не создают дополнительных проблем.

Определяйте приоритеты

Тайм-менеджмент не поможет вам решать одновременно все проблемы. Главная задача состоит в том, чтобы помочь вам правильно расставлять приоритеты, планировать дальнейшие действия и достигать своей цели.

Определите для себя основные цели от глобальных до повседневных. Таким образом вы сможет четко расставлять приоритеты в течение дня, видеть задачи, которые дадут реальный результат, а какие не имеют никакого смысла.

Для повседневных дел можно использовать матрицу Эйзенхауэра. Ее идея заключается в том, чтобы распределить дела на:

• Срочные и важные;
• Нетерминовые и важные;
• Срочные, неважные;
• Нетерминовые, неважные.

Когда вы распределите свои дела по таким категориям, вам будет легче делегировать часть своих дел кому-то, распределить приоритетность в течение дня, делать то, что действительно важно. Планируйте таким образом каждый свой день — результат будет ощутимым уже в первый день.

Откажитесь от многозадачности

Не берите больше задач, чем вы можете реально выполнить. Фокусируйтесь на выполнении конкретной задачи. Выполните конкретную задачу, затем переходите к следующей.

Таким образом вы значительно сэкономите силы и нервы. В то же время вам гораздо проще будет достигать результата, ведь вы будете более сконцентрированы и сфокусированы.

Составляйте план дел

Составьте план дел на месяц-неделю-день. Корректируйте долгосрочные цели по необходимости, а ежедневные планы устанавливайте в зависимости от конечной цели. Не стоит писать нереальные цели. Таким образом вы быстро потеряете мотивацию.

Планирование поможет вам объяснить самому себе полезность каждого дела, которое вы делаете. Например, выполнение домашнего задания на онлайн курсах позволит успешно завершить курс и получить сертификат. В результате вы сможете обновить резюме, получить работу мечты и зарабатывать больше.

Все эти шаги должны быть прописаны. Таким образом вам проще будет визуализировать для себя дорожную карту, по которой вы будете двигаться. Прописывайте связанные между собой цели. В результате вы будете видеть реальные шаги, которые необходимо выполнить, чтобы воплотить мечту в жизнь.

Тайм-менеджмент. Популярные методы

Универсальных формул, которые позволяют мгновенно стать эффективным и продуктивным не существует. Необходимо пробовать разные методы, комбинировать их, чтобы в результате найти свой идеальный способ планирования и структуризации дел.

Тайм-менеджмент базируется на планировании списка дел. Начните с ведения перечня дел на завтра, которые необходимо сделать. С вечера вы уже сможете распределить дела по важности и спланировать собственный день. В результате не придется утром пытаться успеть все и сразу.

Не заставляйте себя

Ощущение принудительного выполнения дела создает в нас внутреннее сопротивление. Если вы запланировали важную задачу, которую не хотите выполнять, но пока нет вдохновения, тогда попробуйте уделить ей хотя бы несколько минут.

Не получается? Возьмите другую задачу, выполните ее, вернитесь к предыдущей. Смена фокуса позволяет отвлечься, избавиться от ощущения принудительности и перезагрузить собственный мозг. Не стоит заставлять себя выполнять что-то, тратьте по несколько минут на поиск решения.

Устанавливайте сроки

Важно иметь дедлайны в любых делах. Таким образом вы сможете успевать больше, мотивировать себя работать быстрее. Устанавливайте собственные дедлайны, которые вы сможете выполнить, однако не стоит давать себе много времени.

Таким образом вам будет проще бороться с прокрастинацией и ленью.

Самые тяжелые дела делайте утром

Не стоит откладывать самые тяжелые дела на вечер. Вы будете уставшие и истощенные. Делайте самые тяжелые дела первыми. Ваш мозг будет меньше нагруженным различной информацией. Также после решения трудной задачи, все дальнейшие дела будут казаться более легкими. В результате это придаст определенной мотивации и поможет психологически проще справляться с делами.

Разделите большую задачу на части

Начать решение объемной задачи может быть трудно из-за того, что внутренне нас пугает количество работы, которую нужно сделать. Такая задача может казаться необъятной и сверхсложной.

Разделите эту задачу на маленькие части. Например, подготовку годового отчета можно разбить на отдельные этапы:

• сбор информации;
• анализ;
• написания черновика;
• редактирование;
• проверка;
• разработка дизайна отчета;
• подача отчета.

Выглядит уже не так страшно. Теперь установите собственные дедлайны на каждый этап. Таким образом вам будет проще отслеживать результат выполнения задачи, а сам процесс станет проще благодаря структурированности.

Систематизируйте любую работу — прописывайте алгоритм своих действий.

Фиксированное время на работу

Метод Pomodoro предусматривает установление фиксированного времени на работу и на отдых. Этот метод разработал Франческо Чирилло. Его идея заключается в том, что вы должны работать 25 минут, а затем 5 минут отдыхать.

После 4 таких циклов необходим отдых 30 минут. Это метод позволяет научиться ценить свое время, дисциплинировать себя и избежать выгорания.

Тайм-менеджмент и финансы

Различные методы тайм-менеджмента — это ваш путь к достижению финансовой цели. С помощью четкого планирования и структурирования своих ежедневных дел вы сможете разделить важные и второстепенные дела. Вы сможете отсеивать те задачи, которые не имеют никакого смысла для вашего роста и развития.

С помощью планирования вам станет проще учиться, успевать делать все дела на работе и дома. Обязательно соблюдайте принцип work-life balance. Не забывайте достаточно отдыхать и получать положительные эмоции.

Дополнительно к различным методам планирования вы можете добавлять собственные способы поощрения, например, делать себе подарки за достижение поставленной цели.

Больше полезной информации для украинцев в Польше – жить в Польше